Inapoi la Regulamente

Carta auditului intern

Cuprins:

Carta auditului intern urmăreşte:

A. Rolul şi obiectivele auditului intern

A.1. Rolul auditului intern

Auditul intern al calităţii este o examinare sistematică şi independentă, efectuată pentru a determina dacă activităţile şi rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă aceste dispoziţii sunt efectiv implementate şi corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor.

Auditul intern este o activitate independentă şi obiectivă care oferă universităţii o asigurare referitoare la gradul de control asupra sistemului calităţii învăţământului şi a guvernării entităţii, precum şi recomandări pentru îmbunătăţirea proceselor de învăţământ şi a gestionării patrimoniului. Auditul intern contribuie la îmbunătăţirea continuă a managementului instituţional şi a calităţii acestuia.

Această examinare se realizează în raport cu normele existente (standarde, standarde de referinţă, indicatori de performanţă, manualul calităţii, proceduri, instrucţiuni etc.), pentru a stabili în ce masură ele sunt respectate, îndeplinite. Auditul calităţii nu se rezumă, însă, numai la stabilirea acestei corespondenţe, ci evaluează eficacitatea aplicării acestor norme şi a rezultatelor obţinute în domeniul calităţii.

Pe baza rezultatelor auditului calităţii se propun acţiuni care să ducă la îmbunătăţirea gradului de realizare a obiectivelor propuse anterior. Auditorii identifică cauzele care au dus la aceste neîndepliniri şi propun măsurile pe care le consideră cele mai potrivite pentru eliminarea lor.

A.2. Obiectivele auditului intern>

A.2.1. Obiectivele auditului intern

Obiectivele generale ale auditului intern sunt:

A.2.2. Obiectivele misiunii de audit intern

În principal, unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:

A.2.3. Obiectivele activităţii de audit intern:

A.3. Organizarea auditului intern

Conducătorul universităţii sau organul de conducere colectivă ia măsurile necesare pentru instituirea cadrului organizatoric şi funcţional necesar desfăşurării activităţii de audit intern.

Auditorii interni îşi desfăşoară activitatea în subordinea directă a conducătorului universităţii, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile universităţii; prin atribuţiile lor, nu trebuie să fie implicaţi în elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse auditului intern.

Auditorii interni sunt numiţi/destituiţi de rectorul universităţii, cu avizul organului de conducere colectivă.

Auditorii interni sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit.

Funcţia de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcţii ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.

Auditul intern este o activitate funcţională independentă şi obiectivă prin care se oferă consiliere şi asigurare managementului că sistemele de control intern există şi funcţionează eficace.

Auditorii interni din cadrul universităţii:

Relaţia cu auditul extern

Auditorii interni vor intra în legătură cu auditorii externi pentru:

Auditorii interni se vor concentra în special pentru:

A.4. Atribuţiile auditorilor interni

Auditorii interni au următoarele atribuţii:

  1. definesc proceduri de audit intern a calităţii specifice universităţii; acestea sunt acceptate de conducerea universităţii;
  2. elaborează proiectul planului anual de audit intern;
  3. efectuează activităţi de audit intern pentru a verifica dacă sistemele de management şi proceselor de învăţământ şi de cercetare sunt transparente şi sunt conforme cu criteriilor, standardelor şi indicatorilor de performanţă specifici asigurării interne a calităţii;
  4. raportează periodic constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile de audit;
  5. elaborează raportul periodic (anual) de audit intern şi prezentă concluziile şi propunerile conducerii universităţii.

A.5. Standardele de audit intern

Procedurile şi metodologiile folosite la auditul intern au la bază Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă şi lista indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii Învăţământului Superior (2006), ISO 10011-1, 2, ISO, 8402, normele metodologice de exercitare a auditului intern, armonizate cu Standardele de Practică Profesionistă a Auditului.

B. Principiile activităţii auditului intern

B.1. Independenţă şi obiectivitate

Activitatea de audit intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor (imixtiunilor) externe începând cu stabilirea obiectivelor auditului, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul universităţii, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi. Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit intern în universitate dacă sunt soţi sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale universităţii.

Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

B.2. Competenţă şi conştiinţă profesională

Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacităţii activităţii de audit.

Structura de audit public intern trebuie să dispună de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanţă în afara universităţii, iar lucrările vor fi supervizate de auditorii interni.

Structura de audit intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiză statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice. Este necesară organizarea unui sistem de pregătire profesională continuă.

B.3. Exercitarea unei activităţi normate

Structura de audit intern va elabora norme metodologice proprii în conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului intern.

B.4. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

Auditorii interni trebuie să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit intern. Programul trebuie să asigure faptul că normele, instrucţiunile şi codul de conduită etică sunt respectate de auditorii interni.

Auditul intern necesită adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacităţii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.

Evaluarea internă presupune controale permanente privind buna funcţionare a auditului intern şi controale periodice realizate de către auditorii înşişi (autoevaluare). Auditorii interni examinează eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea internă permite depistarea insuficienţelor şi îmbunătăţirile necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit şi planificarea activităţilor de perfecţionare profesională.

B.5. Atribuţii şi limite

Autoritatea

Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile, inclusiv la cele existente în format electronic, pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele auditului intern.

Personalul universităţii are obligaţia să ofere documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite, precum şi tot sprijinul necesar desfăşurării în bune condiţii a auditului intern.

Auditorii interni pot solicita date, informaţii, precum şi copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice şi juridice aflate în legătură cu universitatea.

Efectuarea unui audit intern nu diminuează responsabilităţile financiare şi operaţionale ale conducerii universităţii.

Limitarea autorităţii şi responsabilităţii

În desfăşurarea activităţii lor auditorii interni nu au autoritate/responsabilitate directă asupra activităţilor auditate.

Auditorii interni nu vor elabora sau institui proceduri, nu vor lua decizii de management şi nu se vor implica în nici o activitate care ar putea compromite independenţa lor. De asemenea, auditorul implicat într-o misiune de consiliere nu va putea audita tot el activitatea în care a oferit consilierea.

Evaluările auditului intern nu pot substitui sau elibera persoanele din universitate de responsabilităţile ce le-au fost acordate.

Misiunea auditorilor interni

Misiunea auditorilor interni este de a da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor, perfecţionând activităţile universităţii; ajută universitatea să îşi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Scopul auditului intern este să contribuie la realizarea obiectivelor universităţii oferind o evaluare independentă a sistemului calităţii învăţământului în universitate.

Auditul intern ajută universitatea să menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacităţii şi eficienţei acestuia, contribuind la îmbunatăţirea lui continuă.

Evaluarea pertinenţei şi eficacităţii sistemului calităţii învăţământului se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi va viza procedurile şi sistemele universităţii din următoarele puncte de vedere:

Obiective

Obiectivele auditorilor sunt:

  1. asigurarea obiectivă şi consilierea, destinate să îmbunătăţească sistemele şi activităţile entităţii de utilitate publică;
    • să determine că universitatea:
      • aplică în mod eficient, eficace şi adecvat politicile, procedurile şi sistemele;
      • utilizează resursele într-o manieră economică şi eficientă;
      • rezultatele obţinute sunt în concordanţă cu scopurile şi obiectivele stabilite;
      • sistemul informaţional funcţionează într-o manieră corectă şi la timp, în conformitate cu sistemele de control adecvate şi eficace;
      • asigură protejarea bunurilor;
      • operează în conformitate cu legile, regulamentele, manualele, procedurile şi contractele;
    • să contribuie la calitatea managementului general al universităţii şi la atingerea obiectivelor strategice oferind consiliere obiectivă şi imparţială în legatură cu:
      • oportunităţile de îmbunătăţire a practicilor şi sistemelor de control ale conducerii;
      • optimizarea rezultatelor resurselor care să respecte relaţia “valoare – preţ”,
      • menţinerea celor mai înalte standarde de etică în cadrul universităţii, evaluarea riscurilor privind organizarea, execuţia, atingerea rezultatelor şi acţiunile întreprinse în acest sens.
  2. sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entităţii de utilitate publică printr-o abordare sistematică şi metodică, prin care se evaluează şi se îmbunătăţeşte eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor administrării.

Valori

Auditorii interni se angajează faţă de valorile universitare în legatură cu:

Îndeplinirea misiunii universităţii este susţinută de următoarele valori:

C. Metodologie

C.1. Planul anual de audit intern

Proiectul planului de audit intern se elaborează de auditorii interni, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor conducerii universităţii.

Conducerea universităţii aprobă anual proiectul planului de audit intern. Auditorul intern poate realiza misiuni de audit intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit intern.

C.2. Condiţiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit intern

C.2.1. Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente

Auditorii interni au acces sau pot solicita toate datele şi informaţiile utile şi probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit intern.

C.2.2.. Realizarea misiunii la faţa locului

Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere. Conducerea universităţii trebuie să susţină activitatea auditorilor interni, deoarece aceştia urmăresc doar îmbunătăţirea funcţionării universităţii şi promovarea intereselor acesteia.

C.2.3. Transmiterea rezultatelor

Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa conducerii universităţii pe măsura obţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţă. Răspunsul conducerii universităţii la aceste comunicări pot determina reorientarea cercetărilor auditorilor.

La încheierea auditului sunt comunicate conducerii universităţii principalele concluzii, observaţiile relevante şi propunerile de îmbunătăţire a unor indicatori. Proiectul raportului de audit intern este prezentat conducerii universităţii. Conducerea universităţii comunică eventualele observaţii auditorilor. În termen de 10 zile de la primirea acestora, auditorii interni analizează observaţiile, întreprind procedurile necesare pentru îmbunătăţirea probelor şi prezintă conducerii forma raportului îmbunătăţită. După aprobarea modificărilor făcute, auditorii interni trimit raportul final de audit conducerii universităţii.

C.2.4. Urmărirea aplicării recomandărilor auditorilor interni

Conducerea universităţii fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor.

Conducerea universităţii poate să propună un plan de acţiune însoţit de un calendar de implementare a recomandărilor. Conducerea universităţii asigură urmărirea aplicării planului de acţiune.

D. Reguli de conduită

Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale şi trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate.

Auditorul exercită o funcţie de evaluare independentă, care se concretizează în recomandări. Auditorul trebuie să respecte Codul privind conduita etică a auditorilor.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhică, neregulile care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările şi recomandările) conducerii universităţii.

Raportul de audit şi documentele de lucru sunt supervizate de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de auditorul însuşi. Aceasta asigură faptul că, atât constatările cât şi informaţiile probante sunt validate.

E. GLOSAR

Valoare adaugată
În procesul de colectare de date pentru înţelegerea şi evaluarea riscului, auditorii interni îşi formează o perspectivă în ceea ce priveşte operaţiunile şi oportunităţile pentru îmbunătăţirea activităţilor ce pot fi extrem de benefice pentru organizaţie. Această informaţie valoroasă poate fi furnizată sub formă de consultanţă, consiliere, comunicări scrise, sau prin alte mijloace. Toate acestea trebuie să fie comunicate în mod adecvat personalului corespunzător, de conducere şi celui operaţional.

Control Adecvat
Acesta este instituit atunci când conducerea a planificat şi a organizat (proiectat) operaţiunile într-o manieră care oferă o asigurare rezonabilă că riscurile organizaţiei au fost gestionate în mod eficace şi că scopurile şi obiectivele organizaţiei vor fi atinse în mod eficient şi economic.

Servicii de Asigurare
O examinare obiectivă a dovezilor în scopul oferirii unei evaluări independente în ceea ce priveşte procesele de gestiune a riscurilor, control sau de conducere dintr-o organizaţie. De exemplu: servicii de asigurare privind securitatea financiară, performanţele, de conformitate şi de sistem, asumarea angajamentelor în mod responsabil.

Aria de cuprindere a auditului
Se referă la activităţile acoperite de auditul intern. Aria de cuprindere a auditului include:

Programul misiunii de audit
Programul de lucru ale auditului include:

Documentele de lucru ale auditului
Înregistrarea informaţiilor obţinute, analizele efectuate şi concluziile atinse în timpul auditului. Documentele de lucru ale auditului trebuie să sprijine constatările şi recomandările raportate.

Activităţi auditabile
Constau în acele activităţi/subactivităţi ce sunt capabile de a fi definite şi evaluate. Activităţi auditabile pot fi:

Entitatea auditată
Include orice unitate sau activitate a unei organizaţii ce este auditată.

Autorizaţie
Implică faptul că autoritatea ce oferă autorizaţia a verificat şi a validat că activitatea sau tranzacţia este conformă cu politicile şi procedurile stabilite.

Autorizarea
Înseamnă iniţierea sau oferirea permisiunii de a desfăşura activităţi sau tranzacţii.

Carta
Carta activităţii de audit intern este un document scris ce defineşte scopul, autoritatea şi responsabilitatea activităţii. Scopul cartei este:

Şeful auditului intern
Poziţia superioară în cadrul organizaţiei responsabile de activităţile de audit intern.

Codul de Etică
Scopul Codului de Etică este de a promova o cultură etică în auditul intern. Un cod de etică este necesar şi adecvat pentru profesia de audit intern, deoarece ea este bazată pe încrederea în obiectivul său: asigurarea privind riscul, controlul şi conducerea.

Conformitate
Abilitatea de a asigura în mod rezonabil conformitatea şi aderenţa la politicile, planurile, procedurile, legile, regulamentele şi contractele organizaţiei.

Cerinţa de conformitate
Se referă la condiţiile stabilite de conducere pentru a fi îndeplinite de organizaţie. Termenul se referă, de asemenea, la condiţiile ce pot fi impuse organizaţiei prin lege sau regulamente sau pot fi agreate printr-un acord contractual. Aceste condiţii afectează maniera în care se desfăşoară operaţiunile organizaţiei şi modul în care se ating obiectivele. Cerinţele de conformitate le includ pe cele stabilite, impuse sau agreate în scopul protejării activelor organizaţiei, inclusiv prevenirea şi/sau detectare de achiziţii, folosire sau dispunere neautorizată de resurse.

Concluzii (opinii)
Evaluarea auditorului intern a efectelor constatărilor referitoare la activităţile analizate. Concluziile oferă, de obicei, un cadru general pentru constatări, bazat pe implicaţiile lor globale.

Condiţie
Starea de fapte pe care auditorul a găsit-o în timpul examinării (ceea ce există).

Conflict de interese
Orice relaţie ce este sau pare a nu fi în cel mai bun interes al organizaţiei. Un conflict de interese ar prejudicia abilitatea unui individ de a-şi desfăşura îndatoririle şi responsabilităţile în mod obiectiv.

Servicii de consultanţă
Gama de servicii, dincolo de serviciile de asigurare ale auditului intern, oferite pentru a asista conducerea în îndeplinirea obiectivelor sale. Natura şi aria de cuprindere a activităţii sunt agreate cu Rectorul. Exemple: facilitarea, proiectarea procesului, instruire şi servicii de consiliere.

Control
Orice acţiune întreprinsă de conducere şi de alte părţi interesate pentru a îmbunătăţi gestiunea riscurilor şi a mări probabilitatea ca obiectivele şi scopurile stabilite să se îndeplinească. Conducerea planifică, organizează şi conduce un număr suficient de acţiuni pentru a oferi o asigurare rezonabilă că obiectivele şi scopurile vor fi atinse.

Mediul de control
Atitudinea şi acţiunile conducerii în ceea ce priveşte semnificaţia controlului în cadrul organizaţiei. Mediul de control oferă disciplina şi structura pentru atingerea obiectivelor primare ale sistemului de control intern. Mediul de control include următoarele elemente:

Relaţia cost - beneficiu
Înseamnă că orice pierdere potenţială asociată cu orice expunere sau risc este măsurată pe baza costului implicat pentru a o controla.

Procesele de control
Politicile, procedurile şi activităţile ce fac parte dintr-un cadru de control, proiectat pentru a se asigura că riscurile sunt păstrate în limitele tolerate ale riscurilor, stabilite în cadrul procesului de management al riscurilor.

Criterii
Standardele, măsurile sau aşteptările folosite în realizarea unei evaluări şi/sau verificări (ce ar trebui să existe).

Controale de detectare
Acţiuni întreprinse pentru a detecta evenimente nedorite ce au avut loc.

Sistemul descentralizat de implementare (DIS)
Sistem de implementare al programelor cu finanţare UE unde o parte din management şi responsabilităţi au fost transferate ţării beneficiare, în timp ce Comisia Europeană deţine responsabilitatea finală, conform tratatelor Consiliului Europei.

Controale directive
Acţiuni întreprinse pentru a cauza sau a încuraja ca un eveniment dorit să aibă loc.

Performanţa economică
Atingerea obiectivelor şi scopurilor în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate.

Efect
Riscul sau expunerea pe care entitatea auditată, organizaţia şi/sau altele le întâmpină datorită faptului că condiţiile nu sunt aceleaşi cu criteriile.

Control eficace
Este prezent atunci când managementul conduce sistemele într-o manieră ce oferă o asigurare rezonabilă că obiectivele şi scopurile organizaţiei vor fi atinse.

Performanţă eficientă
Atingerea obiectivelor şi scopurilor într-o manieră corectă şi la timp, cu minimum de resurse.

Angajament
O activitate, sarcină specifică auditului intern precum o analiză a auditului intern, autoevaluarea, examinarea fraudei sau consultanţă. Un angajament poate include sarcini sau activităţi multiple proiectate să îndeplinească un set specific de obiective.

Obiectivele angajamentelor
Declaraţii generale elaborate de auditorii interni ce definesc sarcinile planificate ale angajamentelor.

Eroare
În ceea ce priveşte rapoartele de audit intern, este o declaraţie greşită sau omisiune a unei informaţii importante în mod involuntar într-un raport de audit final.

Sistemul extins de implementare descentralizata (EDIS)
Sistem de implementare a programelor finanţate de UE unde întreg managementul şi toate responsabilităţile au fost transferate ţării beneficiare, iar Comisia Europeană realizează doar controlul ex-post.

Auditori Externi
Se referă la acei profesionişti în audit care desfăşoară misiuni anuale independente de audit ale declaraţiilor financiare ale organizaţiei.

Furnizor extern de servicii
O persoană sau firmă, independentă faţă de organizaţie, care are cunoştinţele, abilităţile şi experienţa specifică într-o anumită disciplină.

Constatări
Declaraţii pertinente ale faptelor. Constatările auditului reies dintr-un proces de comparare a ceea ce este cu ceea ce trebuie să fie.

Înţelegere
Abilitatea de a aplica o înţelegere largă situaţiilor ce vor fi probabil întâlnite, de a recunoaşte deviaţiile semnificative şi de a fi în stare să întreprindă cercetarea necesară pentru a ajunge la soluţii rezonabile.